SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

2.5 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Clasificar es ordenar por clases, colocar por un orden metódico. Un archivo desorganizado, es decir, sin clasificar ni ordenar, no favorece la perduración de los documentos. El orden, por el contrario, disminuye los problemas de conservación y hace más fácil el control.

Existen, pues, dos términos: clasificar y ordenar, referidos a la documentación de archivos, que continuamente se utilizan pero con cierta indistinción.

La clasificación puede llevarse a cabo según diversos criterios que dan lugar a diferentes sistemas :

n Alfabético, cuando la clasificación se realiza por el nombre del que lo suscribe o su destinatario.

n Geográfico, cuando se toma el lugar donde transcurre la acción

n De materias, cuando el criterio de clasificación responde al asunto de que se trata

n Numérico, si se sigue el número asignado a los documentos.

n Cronológico, si el criterio empleado es la fecha en que se ha redactado, enviado o recibido el documento.

Cada uno de estos métodos se puede aplicar aisladamente o en combinación con otros sistemas, según las necesidades del archivo y las características de los documentos de que se trate.

Todos estos métodos presentan ventajas e inconvenientes y son particularmente aconsejables en determinados casos.

En general, debe pretenderse:

Que el sistema elegido sea sencillo y reduzca al mínimo los casos ambiguos.

Que simplifique al máximo la entrada de documentos.

Que sea susceptible de futuras ampliaciones.

Clasificación alfabética

La clasificación alfabética tiene como base el nombre de la persona o la empresa a la que se refiere el documento y es uno de los sistemas más sencillos.

Ejemplo :

Arganda, María

Azpún, Gabino

Calle, Carmen

Fernández, Juan José

Es un sistema sencillo y de aplicación extendida en los archivos. Esta preferencia puede explicarse por el hecho de que no excluye el empleo de otros sistemas de clasificación, e incluso muchas veces les sirve de complemento.

Ventajas:

Simplicidad. Sólo se utiliza un elemento; no existen clases, subclases ni otras divisiones.

Elasticidad. Siempre se pueden añadir nuevos nombres en su lugar con gran facilidad.

Fácil localización sin necesidad de índices.

Se puede utilizar todo tipo de documentos que se refieran a personas o empresas.

Inconvenientes:

Los criterios de ordenación no son unívocos, por lo que es posible que surjan dudas y errores.

Si la documentación es voluminosa, se puede producir duplicidad, por lo que es necesario establecer normas muy precisas para eliminar errores y pérdida de tiempo.

Si se extrae un documento y no se anota su falta, pasa inadvertido. Esto no ocurre con clasificaciones numéricas correlativas.

Se deberán establecer reglas precisas, tanto para la asignación correcta de los nombres de personas como de las entidades, nombres geográficos, palabras extranjeras, etc., teniendo presente que cualquier persona que consulte las normas fijadas pueda localizar cualquier documento.

Normas de clasificación nominativa

Aunque no existen unas normas oficiales, a continuación se indican las más usuales.

Nombres de personas. Se seguirán las siguientes reglas:

n Se ordenarán por el primer apellido, y cuando coincidan dos personas o más por el mismo apellido, por el segundo apellido, y si coincidiesen, por el nombre

Ejemplo :

Bars Roda, Alberto

Becario López, Julián

Cáceres, María

Pérez López, Juan

Pérez Martínez, Santiago

Ramírez Marques, Antonia

Ramírez Marques, Salvador

Nombres de personas jurídicas:

n Como las personas jurídicas solo tienen “nombre” y no tienen apellidos, se ordenarán por la primera letra de su nombre.

Ejemplo:

El Corte Inglés S.A.

Hijos de López S.L.

Martínez & Schmidt Pvba.

Protecsa C.B.

Valencia C.F.

Clasificación geográfica

En la clasificación geográfica el criterio de ordenación a seguir es el de las localidades geográficas según un orden decreciente, de acuerdo con loas divisiones territoriales, y dentro de ellas por el nombre de la calle, número y nombre. En cada división y subdivisión se suele emplear el orden alfabético.

Ventajas :

Una ventaja de estas clasificaciones reside en la división en grupos fácilmente identificables - los núcleos de población -, con lo cual se facilita el trabajo de clasificación y búsqueda.

No es necesario consultar índices auxiliares en el momento de recuperación de documentos y se pueden intercalar nuevas subdivisiones fácilmente.

Los documentos dentro de cada posición pueden ordenarse siguiendo el orden cronológico, de materias o mixto, según convenga.

Inconvenientes:

Sólo es aconsejable en archivos pequeños, este sistema tiene los mismos problemas que el alfabético.

Reglas a tener en cuenta:

Los puntos cardinales no se consideran como directriz si van seguidos del nombre geográfico.

Las partículas que forman un nombre geográfico deben considerarse como integrantes de él.

Ejemplo :

Nombre Orden de Clasificación

La Coruña Lacoruña

San Sebastián Sansebastián

Se debe prescindir del concepto plaza, calle y añadir el nombre de éstas.

En el caso de que las calles o plazas lleven un adjetivo numérico, se clasificarán alfabéticamente

Ejemplo:

Quinta Avenida Quintaavenida

Clasificación por materias y asuntos

En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas características fundamentales y comunes se pueden ordenar siguiendo dos criterios:

Orden alfabético general de materias

Agrupando las materias según categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez ésta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico o alfanumérico.

Ejemplo:

REMUNERACIONES

Anticipos y créditos

Gratificaciones

Horas extra

Trienios

Ventajas:

La clasificación alfabética de materias es muy utilizada debido a la sencillez de su manejo y a que permite la inserción de nuevos asuntos sin grandes dificultades.

Inconvenientes:

Su mayor inconveniente radica en la elección correcta de las materias que van a definir los documentos.

Se dice que las clasificaciones de materias siguen una ordenación numérica o alfanumérica cuando las materias vienen ordenadas por números o por números y letras, respectivamente.