Clasificación numérica

Mediante este sistema, la documentación se agrupa y ordena asignando a cada documento un número correlativo y progresivo en la serie de números. Es decir, clasifica los documentos según el orden natural de los números que se les atribuye a medida que llegan o de acuerdo con el número que llevan impreso.

Se trata de un método indirecto de clasificación, ya que, como no conocemos el contenido del documento, cada vez que se abre un expediente hay que abrir una ficha con el número respectivo y el nombre del tema, y se colocarán por orden alfabético.

Se utiliza combinándolo con otros sistemas para algunas clases de documentos, como órdenes, facturas, notas de envíos y entregas.

En el momento de asignación de los números es necesario cuidar mucho los posibles errores que puedan surgir de las transcripciones mentales de cifras.

Como sistema de ayuda se pueden utilizar colores distintos, descomponer las cifras en grupos, etc.

Se tendrán que utilizar índices auxiliares que permitan la identificación del contenido que se esconde detrás de cada número.

Ventajas:

Su carácter ilimitado. Siempre es posible asignar a los documentos un número de identificación

Lectura rápida

Su exactitud. Es imposible no reconocer un documento o confundirlo con otro, salvo error de transcripción.

Carencia de dudas o errores en la colocación de los documentos, salvo transcripción o interpretación errónea de los números.

La falta de un documento se pode de manifiesto inmediatamente.

Inconvenientes:

La localización de los documentos clasificados resulta imposible si no se conoce el número asignado o si el orden numérico no coincide con el alfabético.

Es necesaria la confección de una guía de localización, lo que muchas veces anula parte de sus ventajas.

Es necesario prever las nuevas intercalaciones, lo que a veces lleva a la necesidad de subclasificaciones que pueden hacer complejo el esquema general.

Es más fácil consultar errores de transcripción y lectura de números que de nombres

Clasificación cronológica

Por medio de este sistema, la documentación se ordena de forma progresiva basándose en la fecha significativa de los documentos, a partir de la fecha de emisión, fabricación, vencimiento, etc. siguiendo el criterio de poner primero el documento más reciente y el documento más antiguo el último.

Es una clasificación muy simple, elemental y rápida que ocupa poco espacio pero que obliga en el momento de la recuperación de un documento a conocer su fecha o a revisar uno por uno los documentos archivados. Por esta razón, su uso se limita a documentación muy poco voluminosa, que pueda examinarse con rapidez, o aquella de la que es posible conocer la fecha aproximada. Normalmente, suelen agruparse los documentos por determinados periodos de tiempo.